Decluttering: un ufficio su misura per lavorare meglio

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Professional Organizer
Fabiola Di Giov Angelo

Anche in ufficio ordine è sinonimo di chiarezza mentale e ottimizzazione: fare decluttering aiuterà persino il vostro umore al lavoro!

In ufficio gli spazi di lavoro condivisi sono molti: l'archivio, la libreria, il tavolo delle riunioni, a volte la scrivania. L'ordine e il rispetto degli spazi altrui sono fondamentali per la produttività e il libero scorrere delle attività, ma anche per creare un clima sereno e favorevole.
Diventa allora fondamentale far sì che questi spazi siano più liberi possibile per essere fruibili a tutti!

Il decluttering ti permette di liberare gli spazi da oggetti inutili e vecchi, da documenti non attuali per una nuova gestione, più organizzata ed efficiente!

Ecco come fare decluttering in ufficio:

1. MATERIALE CARTACEOquando si conclude un progetto, è importante liberarsi subito di quello che non serve più. Versioni vecchie del progetto o documenti in bozza, vanno gettate nella carta oppure nel distruggi-documenti. Quello che, invece, deve esser conservato dovrà esser archiviato per argomento e catalogato per anno. Sullo scaffale è utile tenere in evidenza gli ultimi due anni di archiviazione, e conservare al massimo gli ultimi cinque, il resto dovrà trovare un metodo di archiviazione più agile e snello.
Dunque...go digital!

2. POSTA: quella cartacea e riservata all'ufficio è bene visionarla e smistarla subito in vassoi diversi in base alle esigenze del settore. La regola fondamentale è che ciascun vassoio, suddiviso per priorità, dovrà essere controllato e alleggerito periodicamente. Allo stesso modo quando si ricevono riviste in abbonamento o dossier dovranno trovare posto in archivio per argomento, altrimenti rischiano di diventare strumenti inutili che ingombrano tavoli o scrivanie.

3. FINE GIORNATA: sulla scrivania, nel corso della giornata, si accumula di tutto e una buona abitudine è quella di sgomberare la scrivania la sera, gettando quello che non serve, e rimettendo a posto quello che è stato usato.

4. UN NUOVO PROGETTO: nuovo lavoro in vista? E' bene dedicargli uno spazio riservato e fare una cernita di quello che si ha intorno per liberarsi da ciò che non serve.
Etichettare tutto per trovare subito quello che serve, ma anche per individuare quello che non serve più, rende il decluttering più facile!

5. CANCELLERIA: capita, periodicamente, di fare acquisti per l'ufficio e spesso il nuovo si mescola col vecchio. Prima di acquistare è bene fare una selezione per individuare ciò che è da buttare, ciò che è bene mettere in evidenza perché d'uso quotidiano e ciò di cui è bene avere una piccola scorta.

Credit foto © dragonstock - Fotolia.com

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